Qué hace un WMS
Un WMS es el software que gobierna un almacén: recibe la mercancía y la da de alta por referencia, asigna una ubicación a cada unidad, ordena los pedidos en olas de picking, guía al operario por el recorrido más corto, comprueba con el escáner que lo que va en la caja es lo que pidió el cliente y registra la salida con su transportista y su número de seguimiento. Todo queda anotado: quién hizo qué, cuándo y sobre qué unidad.
Cuando además gestiona el transporte (elección de transportista, etiquetas, seguimiento e incidencias) se habla de WMS + TMS. Es el caso de Docklane, el software con el que operan nuestros almacenes.
Qué cambia frente a una hoja de cálculo
| Situación | Con hoja de cálculo o de memoria | Con WMS |
|---|---|---|
| Un cliente pregunta si queda stock de una talla | Alguien va a mirar la estantería | Lo ves tú en tu tienda, actualizado al minuto |
| Entra un palé con 40 referencias | Se apunta "cuando se pueda" | Se cuenta con escáner y aparece disponible ese día |
| Un pedido sale con el artículo equivocado | Se descubre cuando el cliente reclama | El escáner lo rechaza antes de cerrar la caja |
| Un lote caduca o hay que retirarlo | Se busca caja por caja | El sistema dice en qué ubicaciones está y bloquea la venta |
| Se acaba el mes y hay que facturar espacio | Estimación | Ubicaciones ocupadas reales, día a día |
Por qué te afecta aunque no sea tu almacén
Cuando externalizas el fulfillment, tu inventario pasa a vivir en el sistema de otro. Si ese sistema es un WMS con acceso para clientes, puedes ver tu stock, tus pedidos, tus envíos y tus devoluciones sin llamar a nadie, y sincronizarlo con tu tienda para no vender lo que no hay. Si es una hoja de cálculo o un ERP interno sin acceso, dependes de que te contesten un correo. La diferencia se nota el primer día de rebajas.
El WMS también es lo que hace posible la elección de transportista por pedido, el control de calidad con escáner en el picking y packing y la trazabilidad por lotes que exigen alimentación y cosmética.
Qué exigir al operador de fulfillment
- Acceso propio al sistema, con tu usuario, para ver inventario, pedidos y envíos.
- Integración con tu tienda (Shopify, WooCommerce, PrestaShop) en las dos direcciones: pedidos hacia el almacén, stock y seguimiento hacia la tienda.
- Escáner en recepción y en picking. Si preparan pedidos "a ojo", los errores llegan a tu cliente.
- Trazabilidad por lote y caducidad si tu producto la tiene.
- Histórico exportable: movimientos, entradas y salidas, para tu contabilidad y tus auditorías.
- Reglas de transporte por peso, destino y servicio, y seguimiento enlazado a cada pedido.
Nuestros almacenes funcionan sobre Docklane, y cada cliente tiene su acceso desde el primer día. Si prefieres seguir con tu propio almacén, Docklane también se contrata por separado.